Отдел архивной службы информирует организации, находящиеся в стадии ликвидации
В соответствии со статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Документы по личному составу служат для исполнения социально-правовых запросов о трудовом стаже граждан, размере заработной платы и так далее.
Согласно статье 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организаций, передающих документы.
Сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
К документам по личному составу, подлежащим передаче на хранение в архив, относятся:
– приказы по личному составу и документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребёнком, отпусках без сохранения заработной платы;
– приказы по личному составу об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда;
– трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении;
– должностные регламенты (инструкции) работников;
– личные дела работников;
– личные карточки (ф. Т-2) работников;
– книги, журналы, карточки учёта, базы данных: приёма, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– штатные расстановки (штатно-списочный состав работников);
– лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате, сводные расчётные платёжные ведомости, расчётные листы на выдачу заработной платы (при их отсутствии – иные документы, подтверждающие начисление и (или) получение заработной платы и других выплат);
– договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приёмки выполненных работ, оказанных услуг;
– тарификационные списки (ведомости) работников;
– списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда;
– табели (графики), журналы учёта рабочего времени (при вредных и опасных условиях труда);
– документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учёте профессиональных заболеваний;
– книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий;
– документы (акты, заключения, отчёты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов
инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве;
– невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
На хранение в архив подлежат передаче управленческие документы постоянного или долговременного хранения, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
– учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
– учредительные договоры;
– штатные расписания;
– документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);
– протоколы учредительных собраний организации;
– списки участников (учредителей) организации;
– ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам.
Приём документов в архив от организаций осуществляется в соответствии в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023, регистрационный номер 75119).
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий, ликвидатор) обязан обеспечить сохранность архивных документов и организовать:
1. Проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния.
2. Информирование государственного или муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.
Представителям ликвидируемых муниципальных и негосударственных организаций, расположенных на территории Коченёвского района, следует обращаться в отдел архивной службы администрации Коченёвского района по адресу: ул. Советская, 32, р.п. Коченево, 632640, тел. 8 (383 51) 238-28, e-mail: arhiv_kch@mail.ru
3. Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и так далее), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации.
Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объёма дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе.
4. Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
5. Представление описей дел на согласование в архивный отдел.
6. Передачу по акту приёма-передачи архивных документов на хранение в архивный отдел с заключением договора о передаче документов.
! Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт ответственность, предусмотренную статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Любовь БРИК, начальник отдела архивной службы администрации Коченёвского района Новосибирской области